La fatturazione elettronica porterà una “ventata” di novità ed altrettanti dubbi.
Nel presente articolo cercheremo di fornire un metodo ed alcune indicazioni.
METODO.
- Conoscere il proprio software. Un possibile errore è continuare ad emettere le fatture come si faceva prima, senza approfondire le modalità di funzionamento del softwarescelto per la fatturazione elettronica e i vincoli imposti dal tracciato XML. L’unico formato, al momento, previsto dall’Agenzia delle Entrate per la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio è quello XML (eXtendible Markup Language). Sul sito dell’Agenzia delle Entrate sono disponibili in formato tabellare excel le specifiche tecniche dei tracciati XML per le diverse tipologie di fattura elettronica (fattura ordinaria, semplificata e fattura PA). Sapere quale tipo di informazioni corrispondono ai diversi campi del tracciato é molto utile per evitare cause di scarto del file trasmesso. In molti casi i software hanno la possibilità di generare in prova i file XML della fattura prima dell’invio. Può sembrare banale, ma Vi consigliamo di approfondire le funzionalità del proprio software e dedicare qualche minuto a familiarizzare con il tracciato XML al fine di evitare errori derivanti da mancati automatismi o non completezza dei controlli interni del singolo software.
- Evitare l’utilizzo di caratteri “speciali” nelle descrizioni e numerazioni. Dalla lettura della documentazione tecnica disponibile sul sito della Agenzia delle Entrate, si deduce che molti “caratteri speciali” possono indurre i “pacchetti di controllo” a generare lo scarto della fattura. Al fin di evitare inutili sprechi di tempo Vi invitiamo a NON UTILIZZARE caratteri quali “&, %, £, °, #, ……” .
- Fare sempre la prova di stampa. Vi consigliamo, almeno durante i primi mesi di utilizzo delle fatture elettroniche, di stampare in bozza, solamente a video e verificare con calma ogni singolo campo della fattura.
- Conoscere le cause di scarto. A parte il caso classico “della non conformità del file trasmesso al SdI rispetto al tracciato XML”, la fattura elettronica può essere scartata in altri casi, come di seguito indicato:
- Assenza di dati obbligatoriprescritti dalla disciplina IVA (ad esempio partita IVA dei soggetti coinvolti, data di emissione, numero della fattura);
- Presenza di incongruenzetra i dati indicati (ad esempio l’indicazione di una aliquota IVA uguale a zero senza l’indicazione della motivazione per la non imponibilità, l’indicazione di un’aliquota pari a zero ma con valorizzazione dell’imposta dovuta);
- Duplicazione di fattura(stesso numero, stesso cedente/prestatore e anno – attenzione in presenza di sezionali IVA);
- Indicazione di una data fattura successivaa quella del giorno di invio;
- Indicazione del codice destinatario in lettere minuscole. Il sistema lo riconosce solo quando sia composto da lettere MAIUSCOLE e/o numeri in cifra.
- Indicazione di una PEC in alternativa al codice destinatario non conforme. L’indirizzo PEC deve essere formalmente corretto ed inoltre Vi invitiamo a verificare l’indirizzo presso il sito INI-PEC messo a disposizione dell’amministrazione statale.
- Qualora decida di indicare un codice IBAN per ricevere i pagamenti (dato non obbligatorio), l’IBAN deve essere formalmente corretto, pena lo scarto.
- Verificare “sempre” l’esito del “SdI”. Sin d’ora è necessario ricordare che “é un errore registrarenel proprio sistema contabile una fattura emessa prima di ricevere la notifica di esito da parte dello Sdi”. È importante che, prima di effettuare la registrazione di una fattura emessa in contabilità, si sia accertata l’avvenuta accettazione del file da parte dello Sdi. Dato che il file può contenere una fattura elettronica o un lotto di fatture (nel caso in cui siano emesse dal medesimo soggetto nei confronti del medesimo destinatario, nel rispetto dell’articolo 21, comma 3, del DPR n. 633/1972) occorre sapere che, in presenza anche di una sola fattura errata, l’Agenzia scarterà l’intero lotto. Si deve sempre ricordare che come indicato al precedente punto 1) dovete conoscere il vostro software poiché mentre nei software integrati e più evoluti sono presenti dei blocchi alla registrazione delle fatture emesse prima che si riceva la notifica di esito da parte dello Sdi, in molti altri casi deve essere l’operatore ad utilizzare questa accortezza per evitare la manipolazione manuale dell’eventuale fattura scartata con conseguente possibilità di errori di imputazione, di data, di numerazione.
- Ricordare che in presenza di errori all’interno di una fattura elettronica elaborata correttamente dal SdI si può correggere SOLO a mezzo emissione di una NOTA DI VARIAZIONE (di DEBITO o di CREDITO) per errata fatturazione ed emettere una nuova fattura elettronica. Qualsivoglia errore presente in una fattura elettronica, tra cui a titolo esemplificativo:
- Codice fiscale esistente e corretto ma riferito ad altro soggetto;
- Partita IVA esistente e corretta ma riferita ad altro soggetto;
- Descrizione della merce o servizio errato;
- Prezzi errati;
- Quantità errate;
- Assenza d’applicazione della ritenuta d’acconto ove dovuta;
- Errata indicazione dell’importo della ritenuta d’acconto;
- , ecc.
Possono essere sanati solo con l’ emissione di una NOTA DI VARIAZIONE (di DEBITO o di CREDITO) per errata fatturazione ed emettere una nuova fattura elettronica.
NOTA BENE:
L’unico errore che se non richiesto dal cliente può essere non corretto, con la procedura sopra indicata, è individuabile nella non perfetta coincidenza fra il nominativo del cliente effettivo e quello riportato in fattura elettronica, purché il codice fiscale e la partita IVA riportata nella fattura elettronica siano correttamente abbinati all’effettivo soggetto cliente. Esempio: Se in fase di emissione di una fattura al Dott. Giovanni ALBORALI GUERRA codice fiscale LBRGNN66E01Z614C Partita Iva 01926880988 riportate in fattura elettronica il codice fiscale e la partita iva corretta ma indicate che il nominativo del cliente sia:
- Ipotesi 1. Giovanni ALBORALI GUERRA
- Ipotesi 2. Dott. Giovanni ALBORALI GUERRA
- Ipotesi 3. Giovanna ALBORALI GUERRA
- Ipotesi 4. Giovanna ALBEROLI GUIRRA
in ogni caso l’Agenzia delle Entrate elaborerà la fattura e la consegnerà al soggetto corretto.