Prima d’iniziare la disamina dell’argomento “conservazione documentale” è necessario chiarire che un singolo documento può avere diversi termini di conservazione condizionati dalla funzione data al medesimo documento.
Permettetemi di fare un esempio chiarificatore:
Il Sig. Giovanni ROSSI, titolare dell’impresa individuate Giovanni Rossi Tinteggiature, decide di fare un intervento di ristrutturazione di un’immobile “non facente parte del patrimonio aziendale per cui “privato”, al fine di ottenere dei risparmi energetici nel corso dell’anno 2020. Prende contatto con una serie di fornitori. Detti fornitori svolgono la propria attività ed a fine lavori emettono regolare fatture.
Dando per appurato che l’operato del Sig. Giovanni ROSSI ha comportato il pieno rispetto delle normative vigenti, egli potrà usufruire dell’agevolazione Bonus Immobile Recupero Energetico.
Il Sig. Giovanni ROSSI effettua i regolari pagamenti delle fatture ricevute. Alcuni di detti pagamenti sono fatti con “bonifico parlante” poiché il contribuente intende usufruire del Bonus Immobile Recupero Energetico ed altri pagamenti verranno fatti con bonifico oppure assegno.
I documenti coinvolti durante l’intervento saranno:
- Fatture,
- Bonifico parlante,
- Bonifico ordinario,
- Assegno.
I documenti prodotti al fine di consentire lo sfruttamento dell’agevolazione Bonus Immobile Recupero Energetico saranno:
a) Emissione di DDT, qualsivoglia documento utilizzato nella predisposizione delle fatture;
b) Emissione di Fatture (elettroniche o cartacee nel rispetto della vigente normativa),
c) Registri contabili dell’impresa individuale e bilancio,
d) Dichiarazione dei redditi.
Ora analizziamo i termini di conservazione dei vari documenti dal punto di vista dei diversi soggetti (Sig. Giovanni ROSSI [Cliente] e fornitori). Per comodità utilizzeremo come riferimento i “numeri” per la conservazione in capo al Sig. Giovanni ROSSI e le “lettere” per la conservazione in capo ai fornitori:
| Riferi. | Documenti | Termine Fiscale | Termine civilistico (**) |
| 1 | Fatture | 15 anni dalla data di presentazione della dichiarazione (*) | 10 anni dalla data di fine esercizio |
| 2 | Bonifico parlante | 15 anni dalla data di presentazione della dichiarazione (*) | 10 anni dalla data di fine esercizio |
| 3 | Bonifico ordinario | ——- | 10 anni dalla data di fine esercizio |
| 4 | Assegno | ——- | 10 anni dalla data di fine esercizio |
| a, b, c | DDT, FAtture e Registri contabili dell’impresa individuale e bilancio | 5 anni dalla data di presentazione della dichiarazione | 10 anni dalla data di fine esercizio |
| b | Dichiarazione dei redditi | 5 anni dalla data di presentazione della dichiarazione | ——– |
(*) Trattandosi di agevolazione che potrebbe essere usufruita nell’arco di 10 anni mediate riporto in dichiarazione dei redditi ed influenzando la dichiarazione dei redditi del decimo anno consecutivo a quello di effettuazione dell’intervento è chiaro che la conservazione del documento originario debba coprire il normale periodo di conservazione fiscale di 5 anni.
(**) Ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Si ricorda che il Codice Civile fa se
CONSERVAZINE DATI CONTABILI E FISCALI.
Come si può desumere chiaramente, dal paragrafo rpecednete, il medesimo documento può avere diversi termini di conservazione in base alla norma a cui si fa riferimento.
Tenuto conto che:
- la norma fiscale prevede un termine:
- minimo di 5 anni, dalla data di presentazione delle dichiarazione pertinente,
- massimo di 6 anni qualora non si sia presentata la dichiarazione pertinente,
- la norma civilistica prevede un termine di conservazione:
- per i singoli documenti, contratti, ricevute, ecc di 10 anni dalla data del documento,
- per le scritture contabili di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione,
- la norma civilistica prevede un termine decennale di prescrizione dei crediti dell’ 2934 del Codice Civile,
- sia la nomativa civilistica che fiscale, non fa differenza fra i documenti:
- “contabili” (libri giornale, registri degli incassi, libri inventari, mastrini, ecc)
- “extra contabili” (tutti i documenti e informazioni, compreso rapporti epistolari, che sono è stati utilizzati nella creazione di una registrazione contabile oppure un determinato docuemtno (esempio le “fatture di vendita”):
- Il principio di prudenza,
lo scrivente consiglia la conservazione documentale contabile, extracontabile e/o fiscale (rispettosa dei termini delle varie norme sopra richiamate e del principio di prudenza)
| Periodo d’imposta Anno della documentazione | Termine di conservazione consigliato |
| 2010 | 2021 |
| 2011 | 2022 |
| 2012 | 2023 |
| 2013 | 2024 |
| 2014 | 2025 |
| 2015 | 2026 |
| 2016 | 2027 |
| 2017 | 2028 |
| 2018 | 2029 |
| 2019 | 2030 |
| 2020 | 2031 |
| 2021 | 2032 |
| 2022 | 2033 |
| 2023 | 2034 |
Si ricorda che per specifici casi:
- BONUS CASA la conservazione deve essere 17 anni dalla data dei documenti;
- DOCUMENTI ATTESTANTI IL PAGAMENTO DEI CONTRIBUTI PREVIDENZIALI la conservazione deve essere 21 anni dalla data dei documenti.
Infine é doveroso evidenziare che tutti i termini sopra evidenziati, possiedono una porira “data di partenza” qualora si sia in assenza di atti che interrompano i termine prescrizionali poiché se esistono questi titpi di atti, i termini hanno come “nuova data di partenza” quella di “notifica dell’atto” che intrerrotto al rpescrizione.