Spese di ristorazione. L’inerenza. Gli operatori economici possono sempre detrarre IVA delle spese di ristorazione?

Un pasto al ristorante è spesso una spesa inevitabile in trasferta o in occasione di incontri d’affari. La buona notizia è che, a certe condizioni, è possibile detrarre l’IVA dalla relativa fattura e dedurne il costo ai fini fiscali.

Nel presente articolo affrontiamo unicamente l’argomento riguardante la DETRAIBILITA’ DELL’IVA relativa alle spese di ristorazione.

IVA detraibile e costo deducibile: non sono la stessa cosa.

Una distinzione fondamentale da conoscere è quella tra IVA detraibile e Costo deducibile.

L’IVA detraibile è l’IVA che l’azienda può “detrarla” nella fase di liquidazione periodica dell’imposta portandola direttamente in detrazione dall’ammontare dell’IVA dovuta sulle fatture emesse.
Il COSTO deducibile, invece, riguarda le imposte dirette: è l’ammontare della spesa che può essere dedotta dal reddito imponibile per la determinazione del carico fiscale.

Non sempre un costo con IVA detraibile è anche deducibile al 100% e viceversa. Bisogna considerare DIVERSI concetti, fra cui:

inerenza con l’attività svolta,
la natura dell’evento(trasferta dei dipendenti, cena con cliente, ecc.),
la documentazionea supporto,
metodologia di pagamento.

INERENZA.

Innanzitutto chiariamo che affinché esista la detraibilità dell’IVA è necessario che sia rispettato il concetto d’INERENZA del costo.

Il principio d’inerenza stabilisce che le spese e i vari componenti negativi diversi dagli interessi passivi, tranne gli oneri fiscali, contributivi e di utilità sociale, si possono dedurre solo se riguardanti l’attività e il suo sviluppo alla crescita.

La prova dell’inerenza, per costante orientamento giurisprudenziale, ricade sul contribuente (tra le tante, Cass., n. 10257/2008, 4554/2010, 19600/2014, 33568/2022).

NATURA DELL’EVENTO

Qualora la spesa di ristorazione sia sostenuta durante la “trasferta” dei dipendenti di imprese così dette “trasfertiste” in presenza di “riscontro oggettivo” nella busta paga dei dipendenti delle giornate di trasferte coincidenti con le dei documenti fiscali (attenzione alle fatture cumulative mensili non riportati le date dei pasti!) relativi alla materiale consumazione l’IVA è detraibile (dal 2025 solo in presenza di pagamento tracciabile).

Negli altri casi, l’IVA è detraibile solo se la spesa è:

inerente (dimostrabile!),
documentata con fattura intestata all’impresa
e , dal 2025, pagata in modo tracciabile.

DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO

Affinché si possa valutare se l’IVA di una spesa di ristorazione è detraibile è necessario che esista:

la fattura intestata all’impresa,
contenente requisiti minimi di forma (ossia: data, luogo, numero di coperti, dettagli del pasto). Orientamenti fiscali consigliano anche di far inserire nel documento i nominativi dei dipendenti nel caso di spese di ristorazione per trasferta qualora il ristoratore sia disponibile.
il pasto è strettamente inerente all’attività: niente cene con familiari o amici (è sempre consigliabile annotare il motivo della spesa). Si ritiene necessario e fondamentale ricordare che la dimostrazione dell’inerenza (onere della prova) è in capo all’impressa ed è sempre difficoltoso per la stessa, fuori dall’ipotesi della trasferta dei dipendenti, raggiungere un elevato livello dimostrabilità in assenza della prova testimoniale, tutt’ora non ammessa nel giudizio fiscale.
l’importo è ragionevole (questa è una regola di buon senso che non risulta codificata nella norma ma proprio per questa assenza di codifica, consente all’accertatore di integrare la motivazione principale classica (assenza d’inerenza!) con quella di antieconomicità e oppure di assenza obbiettivo della prestazione.

TRACCIABILITA’ DELLA SPESA.

Dal 2025 al fine di poter valutare la detraibilità dell’IVA è necessario avere contezza certa e dimostrabile che il documento, con le caratteristiche sopra evidenziate sia effettivamente stato pagato in modo tracciabile.

Prima di passare alle conclusioni di questa breve disamina, permettetemi di aggiungere ancora due discriminanti pratiche, in questa delicata valutazione:

la “posizione” del soggetto che deve porre in essere la valutazione;
la tipologia di contabilità dell’impresa.

Se il soggetto valutatore opera all’interno dell’impresa è in grado di poter porre in essere i controlli relativi all’inerenza ed alla tracciabilità in modo più semplice ed approfondito rispetto al valutatore della detraibilità IVA esterno (il dottore commercialista che assiste il cliente)

Se l’impresa è in contabilità ordinaria, sia per il valutatore interno che esterno, è agevole valutare la tracciabilità del pagamento ma se l’impresa è in contabilità semplificata diventa possibile, ancorché non agevole, per il valutatore interno la valutazione circa la detraibilità o meno dell’IVA della ristorazione ma diventa impossibile per il valutatore esterno in quanto non ha il possesso dell’informazione necessaria.

CONCLUSIONE RELATIVA ALLA DETRAIBILITA’ DELL’IVA NELLA RISTORAZIONE.

Nei casi diversi dalla:

Trasferte dei dipendenti,
Spese di rappresentanza,

l’IVA è detraibile in presenza di:

“spesa inerente” (dimostrabile in modo documentale inequivocabile in assenza di prova testimoniale con onere della prova carico del contribuente)
documentata con fattura “non riepilogativa” (poiché si perde l’informazione relativa alle date della prestazione), ben dettagliata ed in assenza di costi irragionevoli;
pagata in modo tracciabile (tale tracciabilità deve essere dimostrata al momento dell’effettuazione della detrazione IVA).

Nel caso di “Spese di rappresentanza” la detraibilità IVA NON E’ MAI AMMESSA.

Nel caso delle “Spese di trasferte dei dipendenti” di imprese così dette “trasfertiste” in presenza di “riscontro oggettivo” nella busta paga dei dipendenti delle giornate di trasferte coincidenti con le dei documenti fiscali (attenzione alle fatture cumulative mensili non riportati le date dei pasti!) relativi alla materiale consumazione l’IVA è detraibile (dal 2025 solo in presenza di pagamento tracciabile).

Al fine d’allargare la disamina alla voce DEDUCIBILITA’ DEI COSTI DI RISTORAZIONE Vi invitiamo a prendere visione dell’articolo denomianto “Spese per alberghi e ristoranti. Deducibilità del costo e detraibilità IVA” .