Se non si presta la giusta attenzione, può capitare di emettere una fattura errata. Per questo motivo bisogna correre il prima possibile ai ripari e correggerla. Facile risulta quando la fattura non è stata ancora registrata e consegnata al cliente, infatti, in questo caso, basterà riscrivere la fattura in modo corretto e poi procedere come di consueto. Ma quando la registrazione è già avvenuta, bisogna emettere la cosiddetta nota di variazione, meglio conosciuta come nota di credito. Vediamo nel dettaglio come occuparsi di questo passaggio. È da premettere che per correggere una fattura, bisogna prima procedere con lo storno di una fattura; a seguire si potrà emettere così la relativa nota di credito, a correzione della fattura.
Correzione della fattura.
Parlando di correzione della fattura, ci sono essenzialmente due tipi di errore a cui porre rimedio:
- errori nella parte descrittiva, intendendo con ciò i dati della società emittente, quelli del cliente, la partita IVA, la data e il numero di emissione della fattura;
- errori nella parte numerica, intendendo con ciò l’indicazione dei beni o servizi venduti o erogati, il calcolo dell’imponibile, dell’imposta IVA e del totale della fattura.
In entrambi i casi è necessario stornare la fattura totalmente o parzialmente.
La fattura va stornata totalmente in caso di errori nella parte descrittiva e se la cifra indicata è completamente errata; si procede, invece, con uno storno parziale, qualora sia necessario modificare solo in parte la somma da pagare.
Dopo questo passaggio si può procedere con l’emissione della nota di credito relativa alla fattura originale. Tale nota di variazione deve generalmente essere emessa entro l’anno di emissione della fattura stessa, salvo casi eccezionali previsti dalla legge.
Inoltre, specialmente nel caso di errori nella parte numerica, si può andare incontro a sanzioni amministrative.
La nota di credito: informazioni principali
Con nota di credito si intende un documento ufficiale, disciplinato dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972, emesso da un’impresa per stornare totalmente o parzialmente degli importi fatturati indebitamente al cliente.
Viene comunque utilizzata anche per rimediare a tutti gli altri tipi di errore, e non solo per quelli relativi agli importi. Perciò viene emessa una nota di credito, se:
- si è in presenza di errori nel calcolo dell’imposta, nella base imponibile o nell’applicazione dell’aliquota IVA;
- è necessario applicare uno sconto non riportato precedentemente;
- il cliente recede o annulla il contratto.
In ogni nota di credito deve essere riportato:
- il riferimento alla fattura originaria che viene variata dalla nota di credito,
- la motivazione della correzione:
-
- errata fatturazione per individuazione destinatario errata,
- errata fatturazione per individuazione aliquota IVA errata,
- errata fatturazione per individuazione quantità o valore unitario,
- risoluzione di mandato/contratto,
- ecc.
Si ricorda che l’individuazione esplicita e chiara della “motivazione”, direttamente sul testo del documento é fondamentale per evitare contestazioni in fase di verifica ed inutili lavori di ricerca per ricostruire “il motivo” che ha comportato l’emissione della nota di credito stessa. La corretta e precisa indicazione della “motivazione” é una garanzia di semplificazione futura.
La “motivazione” diventa fondamentale per la corretta individuazione dei termini di decadenza di emissioni che saranno affrontati nel proseguo dell’articolo.
Inoltre si ricorda che é necessario registrarla nei registri IVA e qualora attivato, anche nel Libro Giornale, proprio rifacendosi alle stesse tempistiche e modalità delle normali fatture. Si parla propriamente di nota di credito, qualora la modifica da effettuare riguardi la riduzione dell’imponibile della fattura. Invece, quando si ha un aumento dell’imponibile e della rispettiva imposta, la nota emessa prende il nome più corretto di nota di debito.
Concludendo. In una nota di credito non devono mai mancare:
- Data e numero del documento in questione emesso,
- L’indicazione della:
- motivazione che ha comportato l’emissione del documento,
- la descrizione della modifica e della rispettiva imposta,
- I riferimenti della fattura di riferimento.
La nota di debito: informazioni principali
La nota di debito viene emessa quando si è fatturato meno di quanto si doveva. In questo modo si rettifica la fattura, presentando al cliente l’importo aggiuntivo da saldare. Nella pratica dunque la nota di debito è una fattura integrativa per l’aumento dell’imponibile e dell’IVA da addebitare al cliente. A differenza della nota di credito, non c’è un limite di tempo per poter emettere una nota di debito. Anche in questo caso è sempre meglio prestare attenzione ed evitare di commettere errori, perché è possibile che vengano applicate delle sanzioni amministrative. Se comunque si procede alla correzione della fattura, prima della presentazione della dichiarazione dei redditi all’Agenzia delle Entrate, eventuali sanzioni risulteranno meno onerose. Successivamente si dovrà procedere regolarmente con la registrazione e rispettivo versamento dei tributi. Infine, anche per la nota di debito valgono le stesse regole della nota di credito e quindi è importante indicare la data, il numero e i riferimenti alla fattura originaria.
Entro quando si possono fare le “note di credito”?
La nota di accredito può essere emessa in alcuni casi, determinati dalla norma vigente.
Le singole motivazioni hanno però termini diversi in quanto:
- il termine massimo e di un anno dall’emissione della fattura,
- esistono però casi in cui non esiste limiti temporali.
Premesso che la “nota di credito” é facoltativa come stabilito dalla Circolare Ministeriale 13/E/1994 di seguito si evidenzia le varie motivazioni e/o fattispecie che condizionano il limite temporale di emissione con recupero dell’IVA. La norma di riferimento é l’art. 26 del DPR 633/1972.
I commi 2 e 3 del sopra citato art. 26, riconoscono il diritto al recupero dell’imposta al ricorrere di tre tipologie di motivazioni e/o fattispecie:
- Nel caso in cui, successivamente alla nascita del rapporto giuridico sottostante allo scambio, si verifichi un evento (quale la nullità, l’annullamento, la revoca, la risoluzione, la rescissione e simili) in grado di incidere sul rapporto contrattuale tanto da travolgerlo e produrre il venir meno del titolo negoziale (comma 2);
- In caso di concessione da parte del cedente/prestatore di sconti o abbuoni in virtù di specifiche condizioni contrattuali (comma 2);
- Nel caso in cui il venir meno dell’operazione soggetta ad imposta trae origine da un accordo sopravvenuto tra le parti volto a modificare le pattuizioni contenute nell’accordo originario, ovvero dipenda da inesattezze della fatturazione e errori materiali o di calcolo (comma 3).
- Nei casi in cui la nota di credito non comporti una riduzione dell’IMPOSTA versata poiché si corregge unicamente un errore di tipo descrittivo
Le motivazioni e/o fattispecie riportate ai precedenti punti 1) 2) e 4) non determinano un limite temporale a differenza di quanto considerato dal punto 3) che determina il limite temporale di 12 mesi.
Caso particolare: storno della fattura elettronica verso Privati e verso la Pubblica Amministrazione
Se vi dovesse capitare di emettere fatture da inviare alla Pubblica Amministrazione, è necessario utilizzare la fattura elettronica. In questo caso risulta più difficile commettere errori perché avviene una verifica preliminare della fattura da inviare tramite il Sistema di Interscambio (SdI) che verifica la correttezza della stessa e in caso di errori li segnala, rinviando indietro la fattura all’emittente per la correzione. Sul sito della Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione è possibile utilizzare l’applicazione “Controllare la FatturaPA” ed essere così certi della correttezza della propria fattura. Per questo motivo è difficile che sia necessario stornare una fattura elettronica, in quanto viene verificata preliminarmente l’esattezza della stessa. Può capitare però che il sistema non riscontri alcun errore e qualora ciò accadesse, l’Ufficio della Pubblica Amministrazione a cui è indirizzata la fattura può richiedere al soggetto emittente di modificarla in presenza di errori sull’imponibile o sull’imposta. Per lo storno della fattura ci si dovrà poi comportare nel modo usuale, emettendo poi la corrispondente nota di variazione.