Il combinato disposto delle norma racchiuse nel:
- Regio Decreto 18/06/1931, n. 773 “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza“
- Regio Decreto 06/05/1940, n. 635 “Approvazione del regolamento per l’esecuzione del testo unico 18 giugno 1931-IX, n. 773, delle leggi di pubblica sicurezza”
impone, allorquando si svolgono alcune attività specifiche, l’obbligo della regolare tenuta di alcuni registri e tariffari.
I registri obbligatori, derivanti dalle norme sopra evidenziate, sono quelli di seguito riportati:
- il registro degli affari giornalieri per agenzie di affari
- il registro dei beni in conto deposito per i beni usati, delle agenzie di affari (compreso il registro carico-scarico degli autoveicoli in deposito)
- il registro degli zuccheri
- il registro entrata e uscita delle sostanze stupefacenti
- il registro delle cose antiche o usate.
Detti registri devono essere vidimati prima dell’uso oppure come vedremo di seguito “autovidimati”.
La competenza per tale vidimazione dal 1998 è passata alle amministrazioni comunali e nello specifico agli attuali “Uffici SUAP” con il D.Legis.31/03/1998 n. 112.
L’art. 163, com. 2, let. d) del D.Legis.31/03/1998 n. 112 indica che detti registri possono essere vidimati :
- dal Comune previa richiesta e presentazione dell’originale del registro (in bianco!) che verrà debitamente timbrato dall’amministrazione comunale.
- dal soggetto richiedente può procedere all’autovidimazione con l’accortezza di allegare al registro la copia della “Autodichiarazione”, con la ricevuta di avvenuta presentazione al Suap competente in quanto la stessa costituisce parte integrante del registro stesso. Si ricorda che alla richiesta di vidimazione, presentata al SUAP, dovrà essere allegata la copia del “timbro della Società oppure dell’Impresa Individuale”, con cui verranno vidimate le pagine del registro.
Si evidenzia che per 19 anni (dal 1998 al 2017) si discusse circa la validità giuridica dell’autovidimazione ed il comportamento degli enti e dei soggetti tenuti al controllo del rispetto della norma in questione, in quel periodo, non fu univoca. Tali dubbi furono cancellati definitivamente, allorquando il Ministero dell’Interno emanò il Parere Ministeriale del 20/06/2017, n. 557/PAS/U/009438/12015(1) con il quale definiva la procedura che doveva seguire il soggetto interessato, affinché l’autovidimazione dovesse essere ritenuta “valida ed indiscutibile”.
Si ricorda che il combinato disposto dei due Regi Decreti richiamati all’inizio dell’articolo, determinano la necessità che detti registri siano:
- ad aggiornamento giornaliero,
- disponibili presso l’unità ove si svolgono gli affari,
- conservati per 5 anni dall’ultima registrazione riportata sul registro.
REGISTRO DEGLI AFFARI.
Ora parliamo in modo specifico del “registro degli affari giornalieri per agenzie di affari”.
Ai sensi dell’art. 120 Regio Decreto 18/06/1931, n. 773 gli esercenti delle agenzie di affari sono obbligati a tenere ed aggiornare un registro giornale degli affari e tenere permanentemente affissa nei locali, in modo visibile, la tabella delle operazioni svolte, con la tariffa delle relative attività. Tali esercenti non possono compiere operazioni diverse da quelle indicate nella tariffa.
Il registro può essere tenuto in formato:
- cartaceo:
- compilando manualmente il registro,
- gestendo il registro con strumenti informatici ma “stampando”, ogni giorno il registro sulle pagine del registro, vidimato o autovidimato;
- informatico ex art. 2215-bis C.C. . Tale art. indica che:
- i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici;
- le registrazioni contenute nei registri stessi debbano essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge;
- gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato;
- qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma;
- i libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del C.C. .
CHIARIMENTI.
Cosa si intende per aggiornamento giornaliero? L’aggiornamento giornaliero è inteso come “entro le 24 ore”. In caso di registro cartaceo (manuale o stampato con mezzi informatici) il registro deve essere compilato e stampato entro la fine del giorno successivo. In caso di registro informatico il registro deve essere compilato e stampato entro la fine del giorno successivo, ma si consiglia, tenuto conto dell’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del C.C. al fine di evitare inutili discussioni e potenziali conseguenze negative.
Cosa si intende per disponibili presso l’unità ove si svolgono gli affari? Le modalità di “messa a disposizione” dipende dalla tipologia dei registri messi a disposizione. Nella modalità cartacea a compilazione manuale o ad aggiornamento e stampa meccanografica, il registro, in base al dettame esplicito della normativa DEVE essere disponibile presso l’unità locale ove si svolgono gli affari. Ma si ritiene, per prassi, che sia possibile depositare una dichiarazione del legale rappresentante che attesta che il registro “materialmente” è custodito presso la sede amministrativa. Tale difficoltà non si presenta qualora il registro sia tenuto con modalità “informatica ex art. 2215-bis C.C.” in quanto è sufficiente predisporre un collegamento informatico fra la sede amministrativa e la sede operativa, ovo il soggetto accertatore potrà visionare e stampare, quanto ritenga necessario.